Case 01 · Eezy Core · 2023–2025
Rooli
Product Designer
Aikataulu
2023–2025 · 2 vuotta
Alusta
Web-admin · Mobiili
Tulos
40% operatiivinen hyöty
Tiimi
Tuotetiimissä
↓ Selaa — työ
HR-työaikaa vapautettu
aikataulutus + täsmäytys
Tilauksia automatisoitu
päästä päähän miehitysvirta
Datansyöttö vähentynyt
Customerissa & Expertissä
Rajoite
Kolme sovellusta — Customer, Expert, Talent — kolme käyttäjäryhmää, joiden tavoitteet ristiriidassa. HR-asiantuntijat tarvitsivat nopean aamutriagen; miehitysasiantuntijat syvän operatiivisen hallinnan; osaajat yksinkertaisen vuoron hyväksynnän. Tekoälyominaisuuksien piti tuntua luonnollisilta enterprise-järjestelmässä, joka korvasi viisitoista hajallaan ollutta työkalua Pohjoismaiden operaatioissa.
Päätös
Rakentaa yhtenäinen designjärjestelmä kaikille kolmelle sovellukselle ennen yhdenkään pinnan yksityiskohtaista suunnittelua.
Vaihtokauppa: neljä viikkoa pohjatyötä ilman näkyviä toimituksia. Voitto: visuaalinen yhtenäisyys sovellusten välillä, nopeammat insinöörihandoffit ja mahdollisuus ajaa rinnakkaisia design-raitoja Customerissa, Expertissä ja Talentissa ilman ajautumista.
Mitä tekisin toisin
Tekisin kenttätutkimukset HR-asiantuntijoiden kanssa viikolla 1, en viikolla 6. Haastattelu, joka muutti koko vuorokorttien hierarkian, olisi voinut tapahtua aiemmin ja säästänyt sprintin verran ennenaikaista visuaalista suunnittelua.
Lähde: eezy.fi · © Eezy Oyj
Tutkimus, joka muutti suuntaa
Tärkein tutkimushetki ei ollut aikataulutettu — se oli kenttäsessio Petran, HR-asiantuntijan, kanssa, joka paljasti vuorokorttien olevan liian informaatiorikkaita nopeaan aamupriorisointiin. Tämä yksittäinen löydös ohjasi korttihierarkian uudelleensuunnittelun. Mobiilitehtävien suoritusaika laski 34 % testauksessa. Tutkimus ei ole täällä projektin vaihe — se on jatkuva signaali, joka muokkaa mitä rakennetaan seuraavaksi.
Design system -päätös
Projektin alussa päätimme investoida yhtenäiseen design systemiin, joka kattaa Asiakas-, Asiantuntija- ja Osaaja-sovellukset ennen kuin suunnittelin mitään pintaa yksityiskohtaisesti. Kompromissi oli etukäteisaika. Tuotto oli alustojen välinen visuaalinen johdonmukaisuus, nopeammat insinöörisiirrot ja kyky tehdä rinnakkaista suunnittelutyötä kolmella pinnalla ilman ajautumista.
Kierrokset, jotka liikuttivat lukuja
Lanseerauksen jälkeiset analytiikkatiedot osoittivat 38 %:n keskeytymisen HR-asetustoiminnon ohjatun asennuksen vaiheessa 3. Prototyypin tein kolme progressiivisen paljastamisen variaatiota ja testasin 5 HR-asiantuntijan kanssa ennen uudelleenrakentamista. Keskeytyminen laski 38 %:sta 11 %:iin kuudessa viikossa. Prototyyppaus ei ollut viimeistelyä — se oli kalliiden virheiden havaitsemista ennen kuin insinöörit rakensivat ne.
Vastarinta, joka kannatti
Vaikein yhteistyöhetki oli eräänlaiseksi laajuuden laajenemiseksi alun perin priorisoitu kiinteä kontekstuaalinen toimintopalkki eräjoukkojen hyväksymiseen. Ennen lanseerausta kerätty palaute osoitti, että HR-päälliköt menettivät 2–3 sekuntia per erä vierittäessään toimintoa etsien. Lanseerauksen jälkeen: erän hyväksymisaika vähentyi 3× yli 5 vuoron jonoille. Tämän jälkeen ei yhtään tukipalvelupyyntöä asiasta.
Yksinkertaistaminen ominaisuuksien sijaan
Suurin työnkulun voitto ei ollut ominaisuuden lisääminen — se oli 'Älykäs toisto' -malli, joka nosti tilaushistoriasta toistuvat vuorokuviot ja esitäytti uudet tilaukset. HR-asiantuntijat rakensivat identtisiä tilauksia manuaalisesti joka kerta. Automaatioaste nousi 18 %:sta 25 %:iin, saavuttaen projektin alkupäässä asetetun tavoitteen. Operatiivinen tehokkuus tarkoitti tässä päätösten poistamista — ei työkalujen lisäämistä.
Käyttäjäkunta kattaa useita sukupolvia ja erilaisia teknisiä taustoja, joten WCAG 2.1 AA -saavutettavuus oli lähtövaatimus. Kaikki interaktiiviset elementit täyttävät vähintään 4,5:1 -kontrastisuhteen, HR-näkymä on täysin näppäimistöllä käytettävissä, ja dynaaminen sisältö — kuten reaaliaikaiset vuorotilan päivitykset ja ilmoitusvirta — on merkitty ruudunlukijoiden ymmärtämin ARIA-tunnistein.
Toimitettu kattava päästä päähän palvelukokemus kolmelle pääkäyttäjäryhmälle: Asiakas, Asiantuntija ja Osaaja.
Toteutettu tekoälypohjainen työ- ja työntekijöiden yhdistäminen, vähentäen vastausaikoja tunneista pelkkiin minuutteihin.
Mahdollistettu nopeampi käyttöönotto, tilausten luontiprosessi ja parannettu käytettävyys räätälöityjen käyttöliittymien kautta sekä mobiili- että web-alustoilla, saavuttaen 40% vähennys tietojen syöttöajassa.
Hyödynnetty yhtenäistä suunnittelujärjestelmää, parantaen yhteistyötä ja yhdenmukaisuutta suunnittelu- ja kehitystiimien välillä.
Merkittävästi nopeutettu henkilöstön kiertoaikoja.
Eliminoitu 50% manuaalisesta HR-työtaakasta automaation ja virtaviivaistettujen työnkulkujen kautta.
Automatisoitu yli 25% ad hoc -henkilöstötilauksista, parantaen nopeutta ja tarkkuutta.
Saavutettu merkittäviä voittoja kannattavuudessa ja operatiivisessa tehokkuudessa.
Kehitetty virtaviivaistettuja tietoputkia tukemaan reagoivampaa palvelun toimittamista.
Luotu perusta skaalautuville, modulaarisille palvelukomponenteille tukemaan tulevaa kasvua.
Signaali
Julkaisun jälkeiset mittaristot näyttivät 38 % pudotuksen HR-asetusten ohjatun käyttöönoton vaiheessa 3 — käyttäjät keskeyttivät ennen onboardingin valmistumista.
Mikä muuttui
Suunnittelin ohjatun käyttöönoton uudelleen progressiivisella paljastamisella: valinnaiset kentät vietiin "Edistynyt"-valinnan taakse ja ensimmäisellä käyttökerralla näkyviin nostettiin vain 4 pakollista kenttää.
Tulos
Onboardingin keskeytys laski 38 %:sta 11 %:iin kuuden viikon sisällä päivityksestä.
Signaali
Tilausautomaation KPI jäi 18 %:iin — selvästi alle 25 % tavoitteen. Analytiikka näytti, että toistuvia tilausmalleja oli olemassa, mutta niitä ei nostettu käyttäjälle näkyviin.
Mikä muuttui
Suunnittelin "Smart Repeat" -ominaisuuden, joka tunnisti historiasta toistuvat vuoromallit ja esitäytti uudet tilaukset. Vedin käytettävyystestit 5 HR-asiantuntijan kanssa match-laadun kynnyksen validoimiseksi.
Tulos
Automaatioaste nousi 25 %:iin Q2/2024 aikana, vastaten projektin alussa asetettua tavoitetta.
Signaali
Pilottisessiot Petran (HR-asiantuntija) kanssa paljastivat, että mobiilin vuorokortit olivat liian tietotiheitä nopeaan päätöksentekoon kiireisissä resursointi-ikkunoissa.
Mikä muuttui
Rakensin korttihierarkian uudelleen: rooli, päivämäärä ja status nostettiin ylimpään 44 pikseliin; toissijaiset tiedot piilotettiin avattavan chevronin taakse. Validoin uuden asettelun 5 sekunnin silmäystestillä.
Tulos
Tehtävän läpimenoaika mobiilissa laski 34 %. Petra kertoi voivansa triageerata aamuvuorot "samassa ajassa, joka ennen meni pelkkään selaamiseen".
Signaali
Ennen julkaisua HR-päälliköiden palaute näytti, että he joutuivat ruuhkatunneilla selaamaan löytääkseen massahyväksynnän — mikä aiheutti 2–3 sekunnin viiveen per erä.
Mikä muuttui
Lisäsin kiinnittyvän kontekstuaalisen toimintopalkin, joka ilmestyi, kun vähintään 2 kohdetta oli valittu, ja toi hyväksy-, hylkää- ja assign-pikatoiminnot listan yläpuolelle.
Tulos
Yli 5 vuoron jonojen erähyväksyntä nopeutui 3×. Julkaisun jälkeen ei tullut yhtään tukipyyntöä siitä, että toiminto olisi "vaikea löytää".
Alusta sisältää kattavan valikoiman käyttöliittymiä eri käyttäjärooleille — HR-asiantuntijoista osaajiin.
Asiantuntija-kojelauta
Kattava kojelauta päivittäisillä haastatteluilla, henkilöstömittareilla ja HR-analytiikalla
Petra Saarela, ISS:n apulaisravintolapäällikkö, on yksi Eezy Asiakkaat -sovelluksen pilottikäyttäjistä. Lähde ja tekijänoikeudet: https://eezy.fi/eezy-sovellukset-eezy-asiakkaat/
Sovelluksen paras puoli on sen helppokäyttöisyys
"Sovelluksen yksi etu on se, että näen siltä meille aikaisemmin tehdyt vuorot ja niitä koskevat tiedot. Se helpottaa sopivan henkilön löytämistä. Etenkin ilta-aikaan on hienoa, että vuoron voi avata itse."
"Usein sovellukset tupataan täyteen asioita, kun keksitään erilaisia tarpeita, mutta olemme olleet positiivisesti yllättyneitä siitä, miten pelkistetty Eezyn sovellus on. Siitä on karsittu turhat asiat pois ja kaikki oleellinen on jätetty."
Sijaisten löytäminen on yksi Saarelan tehtävistä. Vuodenajasta riippuen, erityisesti flunssakaudella, siihen voi kulua jopa pari tuntia päivässä. Hän on pilotoinut uutta sovellusta huhtikuusta 2024 lähtien.
Työntekijöiden varaaminen ei ole koskaan ollut helpompaa
Eezyllä koetaan historiallisia hetkiä ja asiakkaiden työpöydillä. Täysin uudistettu ja digitalisoitu työnkulku ja siihen liittyvät sovellukset ovat ensi kertaa saatavilla marraskuussa 2024. Järjestelmä nopeuttaa vuorojen tilaamista ja täyttämistä, vähentää muistissa pidettävää silppaustyötä ja auttaa keskittymään olennaiseen - ihmisiin.
"On tyypillistä, että sovelluksia luodaan asiakas- tai työntekijärajapintaan. Meillä ajatuksena on, että pyritään digitalisoimaan koko liiketoimintaprosessi. Halusimme lähteä miettimään, miten perinteisesti manuaalista tekemistä voisi tehdä digitaalisin keinoin ja viedä näin liiketoimintaamme eteenpäin."
— Päivi Salo, Digitalisaatiojohtaja Eezyllä
Päivi Salo, Digitalisaatiojohtaja Eezyllä. Lähde ja tekijänoikeudet: https://eezy.fi/eezy-sovellukset-eezy-asiakkaat/
